به گزارش بازار، یک مجموعه‌ی بزرگ از درخواست‌ها و اسناد اداری در یک سازمان وقتی بدون نظمی مشخص جریان پیدا می‌کند، به سرعت تبدیل به یک پرونده‌ی پر از خطا و ابهام می‌شود. انباشت تقاضاهای معوق، اشتباه در ثبت فاکتورها و نداشتن دید شفاف از مسیر طی‌شدهٔ هر کار، نتیجه‌ی مشخص مدیریت دستی است. BPMS (سامانه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار) دقیقاً ابزاری است که این آشفتگی را هدف قرار می‌دهد. به عبارتی، BPMS را می‌توان «سیستم عصبی مرکزی» عملیات سازمان دانست؛ سامانه‌ای که طراحی، اجرا و نظارت بر فرایندها را امکان‌پذیر می‌سازد. در نبود چنین راهکاری، هر فرایندی از درخواست‌های خرید گرفته تا صدور صورت‌حساب فروش، به زنجیره‌ای از تعلل و خطا بدل خواهد شد. در این مقاله پنج فرآیند کلیدی سازمان را مرور می‌کنیم که مدیریت آنها بدون سامانه‌ی جامع خودکار تقریباً غیرممکن است و نقش BPMS (از جمله پلتفرم‌هایی مانند رایورز BPMS) در سامان‌دهی این جریان‌ها را بررسی خواهیم کرد.

چرخهٔ خرید تا پرداخت (Purchase-to-Pay)

چالش‌های فرآیند سنتی: چرخه‌ی خرید تا پرداخت یکی از پیچیده‌ترین بخش‌های مالی هر سازمان است. این چرخه شامل مراحل بودجه‌سنجی، ثبت درخواست خرید، انجام استعلام یا مناقصه، تأیید چندمرحله‌ای، صدور سفارش خرید، دریافت کالا و کنترل کیفیت ورودی، و در نهایت تسویه‌ حساب با تأمین‌کننده است. اگر این مراحل را به‌صورت سنتی و دستی انجام دهیم، مشکلات متعددی پدید می‌آید: احتمال فراموشی یا تأخیر در مراحل تأیید افزایش می‌یابد، خطا در ورود اطلاعات رخ می‌دهد و پیگیری وضعیت هر سفارش عملاً غیرممکن می‌شود. در عمل، بدون یک سیستم یکپارچه، هماهنگی میان واحدهای حسابداری، تدارکات و انبار به‌شدت افت می‌کند و حتی پیداکردن به‌موقع اسناد مالی دشوار می‌شود. برخی کارشناسان هشدار می‌دهند که بدون ابزار اتوماسیون، اجرای فرایندهای پیچیده عملاً غیرممکن خواهد شد.

نقش BPMS در حل مشکل: راهکارهای مدیریت فرایند به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که هر مرحله از گردش کار را خودکار کنند. برای مثال، رایورز BPMS و دیگر سامانه‌های مشابه این امکان را می‌دهند که فرم‌های دیجیتال درخواست خرید ایجاد شود، ایمیل‌های یادآوری خودکار برای مدیران ارسال گردد و اسناد مرتبط (مثل فاکتور و رسید انبار) به‌صورت خودکار ثبت شوند. بدین ترتیب هیچ مرحله‌ای از دست نمی‌رود و مدیران مالی در هر زمان می‌توانند وضعیت هر سفارش یا پرداخت را در داشبورد مدیریتی ببینند. به‌عنوان مثال، بر اساس تحلیل‌های انجام‌شده، استفاده از BPMS باعث می‌شود خطای انسانی ناشی از ورود داده‌های دستی کاهش یابد و انجام مراحل موازی (نظیر گرفتن استعلام و تهیه بودجه) با رعایت قوانین سازمانی تسریع گردد. بدین ترتیب چرخه‌ی خرید تا پرداخت کوتاه‌تر و شفاف‌تر می‌شود و ردیابی هوشمند هریک از مراحل با استفاده از ابزارهای گزارش‌گیری BPMS فراهم می‌گردد.

چرخهٔ فروش تا وصول (Order-to-Cash)

چالش‌های فرآیند فروش: در مسیر فروش کالا یا خدمات به مشتری نیز موانع مشابهی وجود دارد. چرخه‌ی فروش تا وصول از تنظیم پیش‌فاکتور و تعیین قیمت، اختصاص کالا از انبار، صدور فاکتور فروش، ارسال کالا و تحویل به مشتری شروع می‌شود و با پیگیری وصول وجه کامل می‌شود. در فرآیندهای دستی، معمولاً اطلاعات بین واحد فروش، انبار و حسابداری ناهماهنگ ثبت می‌شود. برای مثال ممکن است فاکتوری صادر شود ولی دریافت پول آن پیگیری نگردد، یا سهمیه‌بندی انبار به موقع بروزرسانی نشود. در نتیجه محصولات معطل می‌مانند، شکایات مشتریان بالا می‌رود و حتی ناهماهنگی در بازگشت یا مرجوعی کالاها ایجاد می‌شود. آمارها نشان می‌دهد کسب‌وکارهایی که فرایند فروش‌شان را خودکار نکرده‌اند، با مشکلات زیادی مانند افزایش گردش موجودی و کاهش نقدینگی مواجه می‌شوند.

نقش BPMS در بهبود فروش: پیاده‌سازی راهکارهای BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا این گلوگاه‌ها را برطرف کنند. به‌عنوان نمونه، یک سیستم BPMS می‌تواند به‌محض ثبت سفارش فروش در سیستم، مراحل بعدی را به‌طور خودکار پیش ببرد: مثلاً صدور فاکتور فروش، کاهش موجودی انبار و ارسال اعلان برای تیم حمل‌ونقل. پس از آن، در صورت تأخیر در پرداخت، هشدارهای اتوماتیک ارسال و گزارش‌های وصول وجه تولید می‌شود. در عمل، چنین سامانه‌ای با ثبت لاگ حسابرسی و شاخص‌های کلیدی کارایی (KPI) برای هر سفارش، امکان ردیابی شفاف فرآیند را فراهم می‌کند. به این ترتیب فروشندگان و مدیران مالی در هر لحظه می‌توانند بدانند یک معامله در کدام مرحله است و چه اقدامی لازم است تا چرخه فروش به انتها برسد. یکی از مزیت‌های اصلی این روش، کوتاه شدن زمان انجام قرارداد و تسویه حساب است؛ زیرا قوانین شرطی و توزیع هوشمند وظایف براساس مقدار سفارش یا شرایط خاص اعمال می‌شود.

مدیریت موجودی و انبار

مشکلات انبارداری سنتی: مدیریت موجودی کالاها در انبار یکی دیگر از فرایندهای حیاتی است. وقتی تعداد انبارها و نوع کالاها زیاد باشد، بدون به‌روزرسانی مداوم اطلاعات شاهد انبارش بی‌مورد یا کمبود کالا خواهیم بود. به‌علاوه در روش دستی، داده‌ها اغلب بین سیستم‌های مختلف تکراری ثبت شده و اطلاعات منسجم در دسترس نیست. این مسئله خطای موجودی را افزایش می‌دهد و دسترسی به کالاهای موردنیاز را دشوار می‌کند. برای مثال، اگر خرید مجدد کالاها در حد مشخصی خودکار نشود، ممکن است انبار خالی شده و مشتریان معطل بمانند.

اتوماسیون انبار با BPMS: راهکارهای BPMS با پیکربندی همزمان چند انبار و تعریف سیاست حداقلی/حداکثری موجودی، می‌توانند سفارش‌گذاری خودکار و شمارش دوره‌ای موجودی را عملیاتی کنند. در نتیجه خطاهای انسانی کاهش یافته و موجودی کالا همواره شفاف است. به‌طور خاص، سامانه‌های مدیریت فرایند انبار با یکپارچه‌سازی با سیستم حسابداری و فروش، اسناد ورود و خروج کالا را بدون دخالت کاربر صادر می‌کنند تا دوباره‌کاری حذف شود. مثلاً زمانی که فاکتور فروش نهایی می‌شود، صدور خودکار سند خروج از انبار نیز انجام می‌شود. این هماهنگی باعث می‌شود همیشه بدانیم هر کالا در چه وضعیتی قرار دارد و چه زمانی نیاز به تأمین مجدد دارد.

مدیریت خزانه‌داری و امور مالی

پیچیدگی‌های مالی: فرایندهای مالی و خزانه‌داری در پایان چرخه‌های خرید و فروش قرار می‌گیرند و حلقه‌ی اتصال آنها محسوب می‌شوند. به‌عنوان مثال، مدیریت پرداخت‌ها و دریافت‌های بین بانکی، برنامه‌ریزی نقدینگی، کنترل سقف‌های اعتباری و تطبیق بانک (Bank Reconciliation) بر عهده واحد خزانه‌داری است. بدون ابزار مناسب، تطبیق فاکتورها با پرداخت‌ها یا پیگیری پرداخت‌های معوقه بسیار دشوار و مستعد خطا است. خطاهای گزارش‌های مالی، ناهماهنگی در برنامه‌ریزی بودجه و کسری‌های نقدی اغلب به دلیل همین مدیریت دستی رخ می‌دهند. در عمل، هنگامی که مدیران مالی به داده‌های پراکنده و به‌روز نشده دسترسی ندارند، نمی‌توانند تصمیمات بهینه‌ای درباره تخصیص منابع یا سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت بگیرند.

فرآیندهای منابع انسانی و اداری

پیچیدگی‌های اداری: در بخش منابع انسانی، فرایندهای استخدام، انتصاب و مدیریت کارکنان نیز مجموعه‌ای از مراحل درهم‌تنیده هستند. مثلاً فرایند استخدام نیروی جدید مستلزم ثبت درخواست شغلی، ارزیابی داوطلبان، مصاحبه‌ها و در نهایت تعیین شرایط استخدام است. هرکدام از این مراحل نیازمند تایید مدیران مختلف است. علاوه بر این، فرایندهای داخلی مثل ثبت درخواست مرخصی، اعطای تسهیلات پرسنلی یا بازپرداخت هزینه‌های سفر نیز اغلب مستلزم پرکردن فرم‌های متعدد و اخذ امضاءهای متعدد می‌باشند. بدون سامانه مناسب، این فعالیت‌های تکراری پر از کاغذبازی می‌شوند و بار زیادی بر دوش کارکنان قرار می‌دهند. همان‌طور که در تحلیل‌ها آمده، BPMS به‌خصوص برای مدیریت فرایندهای ساختارمند و تکرارشونده مانند جذب نیروی جدید، خرید و درخواست‌های خدمات ایده‌آل است.

نقش BPMS در امور اداری: نرم‌افزارهای اتوماسیون فرایند به واحد منابع انسانی امکان می‌دهند تا این گلوگاه‌ها را برطرف کنند. به‌عنوان مثال، سامانه رایورز BPMS می‌تواند فرم‌های دیجیتال استخدام را تعریف کند، مراحل بررسی رزومه را خودکار تنظیم نماید و پس از تایید، کارمندان جدید را در سیستم‌های سازمان ثبت کند. همچنین فرآیندهای داخلی مانند مرخصی یا مرخصی استعلاجی با گردش کار خودکار شامل ارسال درخواست، تایید نزد مدیر و ثبت نهایی حقوق و دستمزد قابل اجرا هستند. در عمل، پیاده‌سازی BPMS در این حوزه باعث می‌شود زمان انجام مراحل اداری به‌طرز چشمگیری کاهش یابد و عملکرد کارکنان بهبود پیدا کند. بدین ترتیب، مسئولان منابع انسانی با استفاده از گزارش‌های آماری سامانه، می‌توانند نقاط ضعف و گلوگاه‌ها را شناسایی و فرایندها را بهینه‌تر کنند.